¿Cómo debe llevarse correctamente el libro de registro del conductor?

Para llevar correctamente un diario de a bordo, hay que tener en cuenta una serie de aspectos. Por ejemplo, hay normas formales, diversos factores que influyen y también componentes puramente prácticos en cuanto a lo que constituye un viaje privado o un viaje de negocios.

En una empresa, normalmente hay que hacer otra distinción. Por ejemplo, si dos vehículos de una empresa recorren la misma ruta al mismo tiempo, esto puede considerarse trabajo para un conductor, pero privado para el otro.

Llevar correctamente el libro de registro de la Oficina de Impuestos: ¿cuáles son los factores que influyen?

En primer lugar, hay que aclarar quién tiene que llevar el diario de a bordo y qué personas pueden verlo. Esto influye en cuestiones detalladas como la protección de datos y cuándo un viaje es privado.

Los siguientes puntos influyen en la correcta llevanza del diario de a bordo:

→ ¿Para qué país se lleva el diario de navegación?

→ ¿Qué convenio colectivo se aplica?

→ ¿Existen normativas contractuales individuales o acuerdos de empresa?

→ ¿Qué tipo de empleado debe llevar el libro de registro (directivo, empleado, trabajador)?

→ ¿Quién, aparte del conductor y las autoridades fiscales, ve el libro de registro?

Llevar correctamente el libro de registro de la Agencia Tributaria: ¿cuáles son los criterios formales?

Para llevar correctamente un diario de a bordo, deben respetarse los siguientes puntos:

→ Prohibición de borrar

→ Forma cerrada

→ Recogida oportuna de datos

→ En el cuaderno de bitácora de un conductor deben incluirse determinados datos (diferentes en función del tipo de viaje: privado, de negocios o a domicilio).

→ Los datos registrados deben ser verosímiles y encajar con otros documentos acreditativos

Para que no pierda más tiempo llevando el libro de registro de conductores correcto, hemos desarrollado para usted nuestro libro de resgistro de conductores de la Oficina de Impuestos.

Si quiere saber más sobre la Ley y GPS , siga leyendo en nuestra subpágina.

¿Cuándo un viaje es privado?

Esta es la cuestión más importante a la hora de llevar el diario de un conductor. La decisión de qué viaje es privado y cuál es de negocios debe tomarla el propio conductor. Esto no siempre es trivial en los detalles.

En algunos casos, la distinción sólo se hace mediante una conclusión inversa: todos los viajes que no están relacionados con la empresa son privados.

En algunos casos, no es fácil determinar el motivo oficial, porque hay distintos factores de influencia. Puede ocurrir que si dos vehículos de una misma empresa recorren la misma ruta al mismo tiempo, se trate de un viaje privado para un conductor, pero de un viaje de negocios para el otro.

¿Qué debo tener en cuenta al viajar a casa o desde mi lugar de residencia a mi lugar de trabajo?

Un viaje a casa es cuando el conductor se desplaza a su domicilio desde la empresa. Cabe señalar que esta normativa se aplica en realidad a Austria y Alemania.

Un viaje domicilio o domicilio-lugar de trabajo-lugar de residencia suele ser un viaje privado en Austria. No es un viaje privado si, por ejemplo, un trabajador del sector de la construcción lleva en coche a un compañero o un empleado tiene que llevar el vehículo a casa por estar de guardia.

¿Puede o debe figurar por separado en el cuaderno de bitácora un viaje de vuelta a casa?

Según la legislación austriaca y alemana, un viaje a casa puede ser un viaje privado o un viaje de negocios. Si debe considerarse un viaje privado, no debe figurar por separado en el cuaderno de bitácora del conductor, ya que infringiría las disposiciones del RGPD y la ley de protección de datos.

Asegúrese de que, si el diario del conductor lo lleva un empleado, los viajes privados no figuren por separado. Esto suele estar bien según la legislación fiscal, pero no según la legislación laboral o de protección de datos. Las consecuencias pueden ser reclamaciones de indemnización por daños y perjuicios por parte de los empleados, de acuerdo con la decisión 9 ObA 120/19s del TS.

¿Y si se visita a un cliente de camino a casa?

Se trataba de una vieja broma sobre cómo se pueden evitar los viajes privados. Según el diario del conductor, se visitó oficialmente a un cliente de camino a casa y luego se anotaron 2 viajes de negocios.

La administración tributaria austriaca ha puesto coto a esta popular costumbre en la LStR 266. Al parecer, ha tomado como modelo la sentencia alemana Tribunal Fiscal Federal, 19.05.2015 – VIII R 12/13 Función (DE).

Si se visita a clientes de camino a casa, estos trayectos deben considerarse trayectos oficiales según la legislación oficial y también para el libro de ruta del conductor. Además, sin embargo, al km oficial hay que restarle el llamado km ficticio, es decir, la distancia que el conductor habría recorrido directamente desde el lugar de trabajo hasta el lugar de residencia.

Esto no es fácil de implementar en un libro de registro manual del conductor. Para ello, hemos desarrollado nuestra propia función automática con nuestro Libro de registro de la Oficina de Impuestos Prémium.

¿Se reconocen los libros de registro en Excel?

Los criterios formales de no borrado y forma cerrada hacen que, por regla general, los cuadernos de bitácora sobresalientes no sean reconocidos o sean objeto de objeciones periódicas durante las auditorías.

Exigencia formal de registro puntual

Para un auditor no es muy fácil verificar el requisito formal de registro puntual con un cuaderno de bitácora escrito a mano. Suele fijarse en el flujo de escritura. Con los libros electrónicos, sin embargo, esto es relativamente fácil. Por lo tanto, con los libros de registro de conductores asistidos por software, hay que prestar atención a la documentación del registro puntual.

¿Qué significa grabación inmediata?

En Austria, este término no está definido y sólo puede interpretarse de forma aproximada. En Alemania, una entrada en el plazo de una semana siempre se considera oportuna. Si la entrada se realiza más tarde, puede considerarse no oportuna. Los usuarios de Austria deben guiarse por esta opinión.