Descripción
Infostars libro de registro de viajes Premium de la Oficina de Impuestos
Con el Infostars Libro de registro de viajes Premium, puede implementar un libro de registro de viajes conforme con la protección de datos, el derecho laboral y el derecho fiscal en organizaciones empresariales. Gracias al diseño especial que integra la protección de datos como característica principal, este libro de registro de viajes generalmente puede implementarse sin la aprobación de los empleados o el comité de empresa. El sistema recopila automáticamente todos los datos necesarios para llevar un libro de registro de viajes electrónico. El libro de registro de viajes autoaprendizaje le sugiere automáticamente el propósito. Si un viaje es privado o de negocios, puede establecerlo antes de comenzar el viaje o cambiarlo fácilmente más tarde en el software, siempre que lo desee. Solo debe hacerlo de manera oportuna. Sus viajes privados están protegidos de manera especial con la opción de 100% de protección de privacidad, lo que permite que el sistema sea generalmente conforme con la protección de datos a pesar de almacenar datos de viajes privados.
- El inicio y fin del viaje
- Función de libro de registro de viajes autoaprendizaje: si se realiza una parada en el mismo lugar nuevamente, se sugieren automáticamente los antiguos propósitos.
- Reconocimiento automático del conductor mediante ibutton, BLE, NFC, RFID, MIFARE, Legic, etc., siempre que el hardware GPS lo admita.
- Funciones simples para adoptar las marcas sugeridas.
- Conforme con LStR RZ 266 (AT)
- BFH, 19.05.2015 – VIII R 12/13 (DE).
- Reconocimiento automático de viajes directos desde y hacia el lugar de residencia o trabajo. Estos viajes se convierten automáticamente en privados.
- Reconocimiento automático de viajes indirectos desde y hacia el lugar de residencia o trabajo. Se deducen automáticamente los kilómetros privados ficticios y se muestran por separado en el resumen diario y mensual.
- Autorización de grupos de conductores. Con esto, la autorización también se puede controlar por grupos de conductores.
- Posibilidad de registrar kilómetros privados ficticios.
- Función de filtro por fecha/hora, conductor, grupos de conductores, grupos de vehículos y vehículos.
- La opción de 100% de protección de privacidad es seleccionable.
- Opción “Ver todos los viajes de servicio” solicitada por los usuarios.
- Sistema de autorización para controlar quién sugiere los propósitos.
- La detección automática de conductores requiere un dispositivo lector que pueda leer el conjunto de chips deseado y un dispositivo GPS que pueda transferir los datos del dispositivo lector.
- Inicio y fin del viaje
- Posibilidad de ingresar el propósito del viaje
- Cambios masivos de varios viajes
- Captura automática o manual de un conductor
- Distinguir entre viajes privados y de negocios
- Los detalles de los viajes privados no se imprimen. Solo se muestran los valores totales de kilómetros resumidos.
- Vistas diferentes y optimizadas según el dispositivo (teléfono inteligente, portátil o PC).
- Función de aplicación para teléfonos inteligentes (ícono de inicio, accesos directos)
- La distinción entre viajes privados y de negocios puede hacerse automáticamente mediante un interruptor en el vehículo, una aplicación en el teléfono móvil o con lógica de ventana de tiempo, o puede cambiarse en retrospectiva en el software.
- Asignación de conductor administrable a través de lógica de conductor estándar.
- Los valores de kilómetros determinados por GPS pueden ajustarse en el software
- Los viajes completos pueden registrarse o eliminarse manualmente.
- Los datos se pueden imprimir mediante un informe en PDF.
- El informe puede ser para todo un año. Hay un resumen mensual y un resumen de período (anual) de kilómetros privados y de negocios.
- Se muestran inconsistencias en relación con los conductores y los viajes en los mismos momentos.
- Función de filtro por fecha/hora, conductor, grupos de vehículos y vehículos
- Costos de almacenamiento de datos durante 14 meses
- La eliminación de datos está configurada de forma predeterminada en 2555 días. El cliente puede solicitar un período más corto en cualquier momento.
- Transferencia automática de datos GPS en la red móvil en la UE y Zona 1
- Cada modificación posterior de los datos será documentada.
- Servicio de asistencia telefónica y por correo electrónico de lunes a viernes de 9:00 a 16:00
Característica de viaje privado con protección de datos:
Cuando un viaje se registra como privado, los datos se guardarán, pero solo se mostrarán al usuario autorizado en la pantalla de edición, es decir, al conductor. En la impresión, los viajes privados se resumen y solo se muestran los valores totales de kilómetros recorridos.
Para las posibilidades de modificación, consulte el apartado “Sistema de autorización”.
Análisis de conductores:
Se puede generar un informe propio en el que se recopilen los viajes por conductor.
Conforme con la LStR RZ 266 función (AT) y la BFH, 19.05.2015 – VIII R 12/13 (DE) (incluido en el paquete “Premium”): Con esta función, el sistema reconoce automáticamente los viajes WDW (domicilio-lugar de trabajo-domicilio) y convierte los viajes WDW directos en privados, agregando kilómetros de viaje privado ficticios a los viajes WDW. Además, se pueden agregar otros kilómetros ficticios de viaje privado.
Sistema de autorización:
Existen los siguientes modelos de autorización, que se aplican a toda la cuenta y deben ser seleccionados al firmar el contrato. Los diferentes modelos de autorización se refieren a la protección de los viajes privados.
Protección privada al 100%[i]:
Este es el modelo de autorización más estricto. Con este modelo, se debe crear un usuario por conductor. Estos usuarios no pueden ser modificados por otro usuario de la cuenta del cliente. La asignación de una clave a un conductor tampoco puede ser modificada.
Solo el usuario del conductor al que se le asigna el viaje puede realizar lo siguiente:
- Ver y modificar los viajes privados, es decir, convertir el viaje privado en un viaje de trabajo.
- Asignar otro conductor a un viaje privado, siempre y cuando tenga permiso para ver a todos los conductores.
El cliente también debe decidir si además de los informes en PDF, está disponible la exportación CSV. Esta decisión puede tener consecuencias legales laborales.
Sin protección privada:
Con esta configuración, todos los viajes se mostrarán a todos los usuarios autorizados. Esto se recomienda para individuos o empresas donde la protección de la privacidad no es necesaria.
Autorización reducida para usuarios – bajo solicitud:
Se pueden reducir las autorizaciones para usuarios individuales de manera que solo puedan modificar parte de la información de un viaje, pero no el resto. Por ejemplo, pueden registrar el propósito pero no cambiar el valor de kilómetros.
Ver viajes de negocios:
Con esta función adicional, un usuario puede ver los viajes de trabajo en detalle en la pantalla de edición, pero no los viajes privados.
Nota: La protección privada al 100% debe activarse generalmente por razones legales laborales y de protección de datos cuando los empleados tienen permiso para usar vehículos de forma privada.
[i] Este servicio debe ser contratado por separado y actualmente no está disponible para reserva en la tienda en línea. Para ello, por favor, póngase en contacto con nuestro equipo de Ventas.
