„Zeitnahe Fahrtenbuchführung“ in Österreich – Was heißt das eigentlich?
Wenn es um das Thema Fahrtenbuch geht, ist der Begriff „zeitnahe Erfassung“ einer der wichtigsten – und gleichzeitig einer der unklarsten. In Österreich ist nämlich nicht genau definiert, was „zeitnah“ tatsächlich bedeutet. Das sorgt bei vielen Personalverantwortlichen für Verunsicherung.
Was sagt das Finanzamt dazu?
Die offizielle Vorgabe lautet: Fahrten müssen zeitnah erfasst werden. Aber was genau heißt das?
Die Antwort lautet leider oft: „Es kommt darauf an.“ Denn ob ein Fahrtenbuch als zeitnah geführt gilt, entscheidet letztlich der Steuerprüfer – und zwar im Einzelfall.
Vor allem bei Apps und digitalen Lösungen kann es kritisch werden, wenn Fahrten nicht direkt nach Abschluss eingegeben werden. Prüfer gehen davon aus, dass Kilometerstände, Zeiten und Adressen nicht exakt rekonstruiert werden können. Daher fordern sie in solchen Fällen zusätzliche Belege – was wieder Zeit und Aufwand kostet.
Und bei handschriftlichen Fahrtenbüchern?
Auf Papier gibt es keinen Zeitstempel – das klingt praktisch, ist es aber nicht. Denn auch hier prüfen die Finanzbeamten genau: Wirkt das Schriftbild durchgehend gleich? Wurden Einträge offensichtlich in einem Rutsch nachgetragen? Dann droht die Aberkennung des gesamten Fahrtenbuchs.
Wie GPS-basierte Fahrtenbücher helfen
Moderne GPS-Lösungen wie das Infostars Fahrtenbuch erfassen automatisch:
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Start- und Zielort
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Datum und Uhrzeit
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Kilometerstände
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und sogar den Zweck oder die Route (VIA)
Diese automatische Vorbefüllung macht es möglich, nur noch wenige Angaben wie den Zweck zu ergänzen. So kann die Finanzverwaltung nachvollziehen: Der Großteil der Fahrt wurde sofort gespeichert, die Ergänzung ist eine kleine Nachbearbeitung – also noch immer zeitnah.
In Deutschland hat sich übrigens die Faustregel etabliert, dass Ergänzungen innerhalb von 7 Tagen immer als zeitnah gelten. Eine verbindliche Frist gibt es in Österreich aber nicht.
So einfach geht Fahrtenbuch heute
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