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Wie soll das Fahrtenbuch richtig geführt werden?

finanzamtfahrtenbuch

Um ein Fahrtenbuch richtig zu führen, müssen etliche Punkte beachtet werden. So gibt es formale Vorschriften, verschiedene Einflußfaktoren und auch rein praktische Komponenten, was nun eine Privatfahrt oder Dienstfahrt ist.

In einem Unternehmen muss üblicherweise noch weiter differenziert werden. So kann es nämlich sein, wenn 2 Fahrzeuge aus einem Unternehmen gleichzeitig die selbe Strecke fahren, dass für den einen Fahrer dies als dienstlich gewertet wird, für den anderen jedoch als privat. 

Finanzamt-Fahrtenbuch richtig führen – welche Einflußfaktoren gibt es?

Zuerst muss geklärt werden, wer das Fahrtenbuch führen muss und welche Personen das Fahrtenbuch sehen würden. Dies hat nämlich einen Einfluss auf Detailfragen wie den Datenschutz und wann ist eine Fahrt eine Privatfahrt.

Folgende Punkte haben Einfluß auf die richtige Führung des Fahrtenbuchs:

→ Für welches Land wird das Fahrtenbuch geführt?

→ Welcher Kollektivvertrag wird angewendet?

→ Gibt es einzelvertragliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen?

→ Welche Art von Mitarbeiter soll das Fahrtenbuch führen (Geschäftsführer, Angestellter, Arbeiter)

→ Wer, außer dem Fahrer und der Finanz, sieht das Fahrtenbuch?

Finanzamt-Fahrtenbuch richtig führen – welche Formalkriterien gibt es?

Die nachfolgenden Punkte müssen beim richtigen Führen eines Fahrtenbuchs eingehalten werden:

→ Radierverbot

→ Geschlossene Form.

→ Zeitnahes Erfassen der Daten 

→ Bestimmte Daten muss ein Fahrtenbuch beinhalten (unterschiedlich je nach Fahrtart – privat, dienstlich oder Heimfahrt)

→ Die erfassten Daten müssen plausibel sein und mit anderen Belegen zusammenpassen

Damit Sie sich nicht mehr Zeit beim richtigenFühren des Fahrtenbuchs verschwenden, haben wir für Sie unser Finanzamt Fahrtenbuch entwickelt.

Wann ist eine Fahrt eine Privatfahrt?

Dies ist die wichtigste Frage beim richtigen Führen eines Fahrtenbuchs. Die Entscheidung welche Fahrt privat und welche dienstlich ist, muss der Fahrer selber treffen. Dies ist nämlich im Detail nicht immer trivial.

Teilweise erfolgt nämlich die Abgrenzung nur durch einen Umkehrschluss: alle Fahrten die nicht dienstlich veranlaßt sind, sind privat.

Die dienstliche Veranlassung ist  teilweise nicht einfach feststellbar, weil es nämlich unterschiedliche Einflußfakoren gibt. Es kann sein, dass, wenn 2 Fahrzeuge aus einem Unternehmen gleichzeitig die selbe Strecke fahren, dass dies für den einen Fahrer eine Privatfahrt ist, für den anderen jedoch eine Dienstfahrt.

Was ist besonderes bei einer Heimfahrt oder Wohnort – Dienstort – Wohnort Fahrt zu beachten?

Unter einer Heimfahrt versteht man, wenn der Fahrer von der Firma nach Hause fährt. Zu beachten ist, dass es hier eklatante Unterschiede zwischen Österreich und Deutschland gibt.

Eine Heimfahrt oder Wohnort – Dienstort – Wohnort Fahrt ist in Österreich gewöhnlich eine Privatfahrt. Sie ist keine Privatfahrt, wenn beispielsweise ein Arbeiter aus dem Baugewerbe einen Kollegen mitnimmt oder ein Mitarbeiter das Fahrzeug wegen einem Bereitschaftsdienst nach Hause nehmen muss.

Darf oder muss eine Heimfahrt im Fahrtenbuch extra ausgewiesen werden?

Nach österreichischen Recht ist eine Heimfahrt entweder eine Privatfahrt oder eine Dienstfahrt. Ist diese gänzlich als Privatfahrt zu werten, dann darf diese nicht extra im Fahrtenbuch angeführt werden, da es sonst zu einer Verletzung der Vorschriften der DSGVO und Datenschutzrecht kommt.

Hier können wir nur österreichischen Unternehmen raten, keine Deutschland Version eines Fahrtenbuchs zu kaufen. Diese ist zwar steuerechtlich gewöhlich ok, jedoch eben nicht arbeitsrechtlich bzw. datenschutzrechtlich. Die Konsequenzen können erfolgreiche Schadenersatzforderungen von Mitarbeitern gemäß OGH Erkenntnis 9 ObA 120/19s sein.

Was ist, wenn auf der Heimfahrt ein Kunde besucht wird?

Dies war ein alter Schmäh, wie Privatfahrten vermieden werden können. Es wurde laut Fahrtenbuch ein Kunde, der am Heimweg liegt ofziell besucht.

Die österreichische Finanz hat mit der LStR 266 diesem beliebten Brauch einen Riegel vorgeschoben. Die Fahrten sind dienstrechtlich und auch für das Fahrtenbuch als Dienstfahrten zu werten. Zusätzlich müssen jedoch die dienstlichen KM um sogenannte fiktive KM gekürzt werden, nämlich die Strecke, die der Fahrer direkt vom Dienstort zum Wohnort gefahren wäre.

Dies ist in einem händischen Fahrtenbuch nicht einfach umzusetzen. Hierzu haben wir eine eigene automatische Funktion mit unserem Finanzamt Fahrtenbuch Premium entwickelt.

Für Deutschland kennen wir eine solche Regelung nicht.

Sind excel geführte Fahrtenbücher anerkannt?

Aus den Formalkriterien Radierverbot und geschlossene Form ergibt sich, dass in der Regel Excel geführte Fahrtenbücher nicht anerkannt werden bzw. regelmäßig bei Prüfungen beanstandet werden.

Formgebot zeitnahe Erfassung

Das Formgebot des zeitnahen Erfassens ist für einen Prüfer bei einem handgeschriebenen Fahrtenbuch nicht sehr einfach zu verifizieren. Er sieht sich normalerweise den Schriftfluß an. Bei elektronischen Büchern geht dies jedoch relativ einfach. Daher ist bei softwareunterstützten Fahrtenbüchern auf die Dokumentation der zeitnahen Erfassung zu achten. 

Was bedeutet zeitnahe Erfassung?

In Österreich ist dieser Begriff unbestimmt und kann nur grob ausgelegt werden. In Deutschland gilt eine Erfassung  innerhalb einer Woche immer als zeitnahe. Erfolgt die Erfassung später, dann kann diese u.U. als nicht zeitnahe gewertet werden. Benutzer für Österreich sollten sich an dieser Sichtweise orientieren.

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