Lücken sind in österreichischen Fahrtenbüchern erlaubt – aber mit Bedingungen
Einleitung
Viele Unternehmer und Arbeitnehmer in Österreich leiden unter dem Mythos des „lückenlosen Fahrtenbuchs“. Sie fürchten, dass jeder fehlende Eintrag zu Problemen mit dem Finanzamt führt. Die Realität ist differenzierter – und deutlich erleichternd. Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hat mit seiner Entscheidung Ra 2022/13/0104 vom 16. Januar 2023 klare Maßstäbe gesetzt, die zeigen: Ein Fahrtenbuch darf Lücken haben.
Die VwGH-Entscheidung: Was sagt die Rechtsprechung?
Der österreichische Verwaltungsgerichtshof hat sich in der Entscheidung Ra 2022/13/0104 [1] mit der Frage befasst, welche Anforderungen an den Nachweis der betrieblichen Fahrten gestellt werden, insbesondere im Kontext des halben Sachbezugs gemäß § 4 Abs. 2 der Sachbezugswerteverordnung (SBwV) [2].
Der zentrale Leitsatz
Der VwGH stellte unmissverständlich fest:
„„Lückenlose“ Nachweise sind zu § 4 Abs. 2 der Sachbezugswerteverordnung – anders als zu § 4 Abs. 3 der Verordnung – nicht erforderlich.“ [1]
Dies ist eine fundamentale Aussage. Sie bedeutet, dass selbst beim Nachweis des halben Sachbezugs – einer der strengeren Nachweispflichten im österreichischen Steuerrecht – keine lückenlosen Aufzeichnungen verlangt werden.
Was bedeutet dies in der Praxis?
Kein Freibrief für Schlamperei
Zunächst die wichtigste Klarstellung: Die VwGH-Entscheidung ist kein Freibrief für mangelhafte Aufzeichnungen. Sie bedeutet nicht, dass Fahrtenbücher beliebig unvollständig sein dürfen. Vielmehr setzt der Gerichtshof präzise Maßstäbe, die erfüllt sein müssen.
Der VwGH verlangt nach wie vor:
- Konkrete Behauptung: Der Steuerpflichtige muss konkret darlegen, wie viele Kilometer für betriebliche Fahrten zurückgelegt wurden (§ 4 Abs. 2 SBwV) [2].
- Geeignete Beweismittel: Es müssen „geeignete Beweismittel beigebracht werden“ [1].
- Schlüssigkeit: Die Gesamtheit der Beweismittel muss ein schlüssiges Bild ergeben.
Flexibilität bei der Wahl der Beweismittel
Ein entscheidender Punkt der VwGH-Rechtsprechung ist die Flexibilität bei der Wahl der Beweismittel. Der Gerichtshof betont:
„Eine Einschränkung auf bestimmte Beweismittel, etwa auf ein Fahrtenbuch, besteht dabei nicht.“ [1]
Dies bedeutet konkret: Das klassische handgeschriebene oder digitale Fahrtenbuch ist ein geeignetes Beweismittel – aber nicht das einzige. Folgende Alternativen oder Ergänzungen sind zulässig:
- Outlook-Kalender oder digitale Terminkalender: Wenn diese die betrieblichen Termine dokumentieren, können sie als Beweismittel dienen.
- Tätigkeitsberichte: Detaillierte Berichte über durchgeführte Tätigkeiten und deren Orte.
- Reisekostenabrechnungen: Belege, die Ort, Datum und Zweck der Fahrt dokumentieren.
- Kundenbestätigungen: Unterschriebene Bestätigungen von Kundenbesuchen.
- Kombinationen: Eine Kombination verschiedener Beweismittel, die zusammen ein schlüssiges Bild ergeben.
Die Anforderung an die Schlüssigkeit
Der VwGH definiert die Anforderung an die Nachweisführung wie folgt:
„Der in § 4 Abs. 2 der Sachbezugswerteverordnung geforderte Nachweis erfordert eine konkrete Behauptung betreffend die Anzahl der für Fahrtstrecken im Sinne des § 4 Abs. 1 der Verordnung zurückgelegten Kilometer und die Beibringung geeigneter Beweismittel.“ [1]
Aus den vorgelegten Beweismitteln muss sich Folgendes ergeben:
- Überprüfung des Verhältnisses: Es muss möglich sein, das Verhältnis der betrieblich gefahrenen Kilometer zu den privat gefahrenen Kilometern zu überprüfen.
- Exakte Zuordnung: Aus den Belegen muss sich eine exakte Zuordnung zu einer konkreten Fahrt zu einem bestimmten Zeitpunkt ergeben.
- Nachvollziehbarkeit: Die Finanzbehörde muss in der Lage sein, die Angaben nachzuvollziehen und zu überprüfen.
Mit einem Tätigkeitsbericht oder einem Termin-Kalender wird es gewöhnlich aufwändiger, diesen Nachweis zu führen. Es müssen nämlich auch noch die KM-Werte dieser Fahrtstrecken ermittelt werden.
Aus diesem Grund empfehlen wir unser automatisches, elektronisches Fahrtenbuch. Wenn mit dem Kalender der betriebliche Zweck der Fahrten nachgewiesen werden kann, schreibt es sich vollständig automatisch.
Warum heißt es immer: „Ein Fahrtenbuch muss lückenlos sein“?
Diese weit verbreitete Aussage ist nicht falsch – sie ist aber unvollständig. Sie bezieht sich auf eine andere Vorschrift: § 4 Abs. 3 der Sachbezugswerteverordnung. Dort ist tatsächlich ein lückenloses Fahrtenbuch erforderlich – nämlich dann, wenn auf Grundlage der Privat-KM ein Sachbezug angesetzt werden soll, der geringer als der halbe Sachbezug ist (d.h., wenn das Fahrzeug sehr selten privat genutzt wird).
Für den halben Sachbezug (§ 4 Abs. 2 SBwV) – also wenn das Fahrzeug teilweise privat genutzt wird – ist diese Strenge nicht erforderlich. Der VwGH hat dies explizit klargestellt.
Die Schlüssigkeitskontrolle durch den VwGH
Ein weiterer wichtiger Punkt: Der VwGH behält sich vor, die Schlüssigkeit der Sachverhaltsfeststellungen durch die Finanzbehörde zu überprüfen. Dies bedeutet:
„Welche Sachverhaltsfeststellungen die Behörde auf Grund der gegebenen Beweislage trifft, unterliegt der Schlüssigkeitskontrolle durch den Verwaltungsgerichtshof.“ [1]
Wenn das Finanzamt also pauschal Fahrten ablehnt oder Schätzungen vornimmt, die nicht schlüssig begründet sind, kann der VwGH diese aufheben oder korrigieren.
Fazit: Eine „Beruhigungspille“ mit Bedingungen
Die VwGH-Entscheidung Ra 2022/13/0104 ist in der Tat eine „Beruhigungspille“ für Unternehmer und Arbeitnehmer, die unter dem Druck des Mythos „lückenloses Fahrtenbuch“ leiden. Sie zeigt, dass:
- Lücken erlaubt sind: Fahrtenbücher dürfen Lücken haben, solange die Gesamtheit schlüssig ist.
- Flexibilität besteht: Alternative Beweismittel sind zulässig.
- Schlüssigkeit zählt: Nicht die Perfektion der Aufzeichnung, sondern die Nachvollziehbarkeit der Gesamtsituation ist entscheidend.
- Verhältnismäßigkeit gilt: Schätzungen durch die Finanzbehörde müssen schlüssig begründet sein.
Allerdings ist dies kein Freibrief für mangelhafte Aufzeichnungen. Unternehmer sollten weiterhin:
- Sorgfältig dokumentieren: Ein ordentliches Fahrtenbuch oder alternative Beweismittel sind notwendig.
- Plausibel bleiben: Die Angaben müssen nachvollziehbar und glaubwürdig sein.
- Konkret darlegen: Es muss klar sein, welche Kilometer betrieblich und welche privat gefahren wurden.
Mit dieser Klarheit können Unternehmer und Arbeitnehmer in Österreich entspannter mit der Fahrtenbuchführung umgehen – ohne dabei ihre Sorgfaltspflicht zu vernachlässigen.
Quellen
[1]: Verwaltungsgerichtshof (VwGH), Erkenntnis Ra 2022/13/0104 vom 16. Januar 2023. Abrufbar im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS) unter: https://www.ris.bka.gv.at/JudikaturEntscheidung.wxe?Abfrage=Vwgh&Dokumentnummer=JWT_2022130104_20230116L00 [2]: Sachbezugswerteverordnung (SBwV), § 4 Abs. 2 und Abs. 3. Bundesgesetzblatt II Nr. 416/2001, zuletzt geändert durch Bundesgesetzblatt II Nr. 395/2015. Abrufbar unter: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001641 [3]: Einkommensteuergesetz 1988 (EStG 1988), § 15 Abs. 1. Abrufbar im RIS unter: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10004570
Rechtlicher Hinweis
Dieser Post wurde von unserem Geschäftsführer – MMag. Robert Tarbuk – erstellt, der ein abgeschlossenes Jus-Studium hat. Der Post stellt eine allgemeine Darstellung der österreichischen Rechtsprechung dar und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für konkrete Fragen zu Ihrer persönlichen Situation empfehlen wir, einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zu konsultieren.