Beschreibung
Infostars Finanzamt Fahrtenbuch Premium
Mit dem Infostars Finanzamt Fahrtenbuch Advanced können Sie in Firmenorganisationen ein Fahrtenbuch datenschutzkonform, arbeitsrechtskonform und steuerrechtskonform umsetzen. Durch das spezielle Design, dass den Datenschutz als Kernfeature integriert hat, kann dieses Fahrtenbuch in der Regel ohne Mitarbeiterzustimmung oder Betriebsratszustimmung umgesetzt werden. Das System erfasst alle notwendigen Daten zum Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs automatisch. Das selbstlernende Fahrtenbuch schlägt Ihnen den Zweck automatisch vor. Ob eine Fahrt privat oder dienstlich ist, legen Sie entweder vor Fahrtbeginn fest oder sie ändern es bequem im Nachhinein in der Software, wann immer sie wollen. Sie sollten dies lediglich zeitnahe machen. Ihre Privatfahrten werden mit der Option 100% Privatschutz spezielle geschützt, sodass die Nutzung des Systems trotz Speicherung von Privatfahrtdaten in der Regel datenschutzkonform ist.
- Start Ort und Stopp Ort
- Selbstlernendes Fahrtenbuch Funktion: bei dieser wird, wenn am selben Ort wieder ein Stopp erfolgt, der oder die alten Zwecke vorgeschlagen
- Automatische Fahrererkennung mittels ibutton, BLE, NFC, RFID, MIFARE, Legic, usw., sofern es die GPS-Hardware unterstützt
- Einfache Funktionen zum Übernehmen von vorgeschlagenen Zecken
- LStR RZ 266 konform (AT)
- BFH, 19.05.2015 – VIII R 12/13 konform (DE)
- Automatisches Erkennen von direkten Fahrten von zu Hause zur Arbeitsstätte oder umgekehrt. Solche Fahrten werden automatisch auf privat umgestellt.
- Automatisches Erkennen von indirekten Fahrten von zu Hause zur Arbeitsstätte oder umgekehrt. Es werden automatisch die fiktiven privat KM abgezogen und extra in der Tages- und Monatszusammenfassung ausgewiesen.
- Fahrergruppen-Berechtigung. Mit dieser kann die Berechtigung auch über Fahrergruppen gesteuert werden.
- Erfassen von fiktiven privat KM möglich
- Filterfunktion nach Datum/Uhrzeit, Fahrer, Fahrergruppen, Fahrzeuggruppen und Fahrzeugen
- Option 100% Privatschutz ist buchbar
- Option „Alle Dienstfahrten“ sehen für Benutzer beantragbar
- Berechtigungssystem zum Steuern, wem die Zwecke vorgeschlagen werden
- Die automatische Fahrererkennung benötigt ein Lesegerät, welches den gewünschten Chipsatz lesen kann und ein GPS-Gerät, welches vom Lesegerät die Daten übernehmen kann.
- Fahrtantritt und Fahrtende
- Möglichkeit den Zweck der Fahrt einzutragen
- Massenänderungen von mehreren Fahrten
- Automatische oder manuelle Erfassung eines Fahrers
- Unterscheidung zwischen Privat Fahrt und Business Fahrt.
- Die Detail-Daten der Privatfahrt werden nicht ausgedruckt. Es werden ausschließlich die zusammengefassten KM-Werte angezeigt
- Unterschiedliche, optimierte Ansichten je nach Gerät (Smartphone, Notebook oder PC
- App Funktion für Smartphones (Home-Icon, Shortcuts)
- Die Unterscheidung zwischen Privat- und Businessfahrten kann automatisch mittels Schalter im Fahrzeug erfolgen, einer App am Handy oder mit einer Zeitfensterlogik oder im Nachhinein in der Software umgestellt werden.
- Fahrerzuweisung über Standardfahrer-Logik administrierbar
- Die über GPS ermittelten KM-Werte können in der Software angepasst werden.
- Komplette Fahrten können manuell nachgetragen oder gelöscht werden.
- Die Daten können mittels PDF-Bericht ausgedruckt werden.
- Der Bericht kann für ein komplettes Jahr erfolgen. Es gibt eine Monats und eine Zeitraum (Jahres)zusammenfassung der Privaten und Geschäftlichen KM.
- Inkonsistenzen in Bezug auf Fahrer und Fahrten zu gleichen Zeiten werden angezeigt
- Filterfunktion nach Datum/Uhrzeit, Fahrer, Fahrzeuggruppen und Fahrzeugen
- Datenspeicherungskosten für 14 Monate
- Die Datenlöschung ist standardmäßig auf 2555 Tage eingestellt. Der Kunde kann jeder Zeit einen kürzeren Zeitraum beantragen.
- Automatische Übertragung der GPS-Daten im Mobilfunknetz in der EU und Zone 1
- Jede nachträgliche Änderung der Daten wird dokumentiert
- Telefonischer und E-mail Helpdesk Montag bis Freitag von 9:00 bis 16:000
Besonderheit Privatfahrt mit Datenschutz:
Wenn eine Fahrt als Privatfahrt erfasst wird, werden die Daten gespeichert, jedoch nur mehr dem berechtigten User im Bearbeitungsbildschirm angezeigt -also dem Fahrer. Beim Ausdruck werden die Privatfahrten zusammengefasst und nur mehr die gefahrenen KM-Werte in Summe angeführt.
Zu den Veränderungsmöglichkeiten siehe den Punkt „Berechtigungssystem“.
Fahrerauswertung:
Es kann ein eigener Bericht generiert werden, bei dem die Fahrten nach Fahrer zusammengestellt werden.
LStR RZ 266 Funktion (AT) und BFH, 19.05.2015 – VIII R 12/13 konform (DE) (im Paket „Premium“ enthalten):
Mit dieser Funktion erkennt das System automatisch WDW (Wohnort-Dienstort-Wohnort) Fahrten und stellt direkte WDW Fahrten auf privat um und fügt bei WDW Fahrten die fiktiven Privatfahrt-KM hinzu. Zusätzlich können sonstige fiktive Privatfahrt-KM hinzugefügt werden.
Berechtigungssystem
Es gibt die folgenden Berechtigungsmodelle, welche für den gesamten Account gelten und bei Vertragsunterfertigung gewählt werden muss. Die unterschiedlichen Berechtigungsmodelle beziehen sich auf den Schutz der Privatfahrten.
100% Privatschutz[i]:
Dies ist das strengste Berechtigungsmodell. Bei diesem muss pro Fahrer ein User angelegt werden. Diese User können nicht von einem anderen User des Kundenaccounts verändert werden. Die Zuordnung eines Schlüssel zu einem Fahrer kann ebenfalls nicht mehr verändert werden.
Nur der Fahrer-User, der der Fahrt zugeordnet ist, kann die folgenden Punkte ausführen:
- Privatfahrten einsehen und diese verändern, d.h. die Privatfahrt zu einer Dienstfahrt machen.
- Bei einer Privatfahrt einen anderen Fahrer zuweisen, sofern er alle Fahrer sehen darf.
Der Kunde muss auch entscheiden, ob neben den PDF-Berichten auch ein CSV-Export verfügbar ist. Diese Entscheidung kann arbeitsrechtliche Folgen haben.
Ohne Privatschutz
Bei dieser Einstellung werden alle Fahrten allen berechtigten Usern angezeigt. Dies ist bei Einzelpersonen zu empfehlen oder in Unternehmen, wo der Privatschutz nicht notwendig ist.
Reduzierte Berechtigung für User – auf Anfrage
Es können für einzelne Benutzer die Berechtigungen noch einmal reduziert werden, dass die Benutzer nur noch eine Teilinformationen einer Fahrt ändern dürfen, den Rest aber nicht. Beispielsweise den Zweck eintragen aber nicht den KM-Wert ändern dürfen.
Business Fahrten sehen
Mit dieser Zusatzfunktion kann ein Benutzer im Bearbeitungsbildschirm die Dienstfahrten, jedoch nicht die Privatfahrten im Detail sehen.
Achtung: Der 100% Privatschutz sollte aus arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Gründen in der Regel aktiviert werden, wenn Mitarbeiter Fahrzeuge privat nutzen dürfen.
[i] Dieses Service muss gesondert gebucht werden und ist momentan im onlineshop noch nicht buchbar. Kontaktieren Sie bitte hierfür unseren Verkauf.
