DSGVO & Steuerrecht sind nicht einmal die halbe Miete

Viele Softwarelösungen, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind heute DSGVO- und steuerrechtskonform. Das ist wichtig – aber es ist nicht einmal die halbe Miete, sobald diese Software zur Kontrolle von Mitarbeitern eingesetzt werden kann.

Denn ab diesem Moment geht es nicht mehr nur um Datenschutz. Rechtlich bewegen wir uns gleichzeitig im Steuerrecht, im Zivilrecht, im Arbeitsrecht und in der DSGVO. Diese Rechtsgebiete greifen ineinander, setzen einander Grenzen und schaffen gemeinsam den Rahmen, in dem eine Maßnahme zulässig oder unzulässig ist.

Warum weisen Anbieter solcher Lösungen ihre Kunden darauf oft nicht klar hin?

Häufig, weil es den Verkaufsprozess komplizierter machen würde, weil Zweifel entstehen könnten oder weil die rechtliche Tragweite schlicht nicht verstanden wird. Am Ende bleibt der Kunde mit der Verantwortung allein – obwohl die Materie bei genauer Betrachtung gut strukturiert ist.

Vereinfacht lässt sich das Zusammenspiel so beschreiben:

Das Steuerrecht schafft eine rechtliche Grundlage.
Das Zivilrecht liefert mögliche Rechtfertigungen.
Das Arbeitsrecht setzt Schranken.
Die DSGVO setzt weitere Schranken und regelt, wie Daten verarbeitet und gespeichert werden dürfen.

Eine zentrale Rolle spielt dabei das Arbeitsrecht mit dem Begriff der Menschenwürde. Er ist kein abstraktes Schlagwort, sondern ein konkretes Abwägungskriterium. Wird die Menschenwürde durch eine Maßnahme nicht berührt, kann das Unternehmen sie grundsätzlich umsetzen. Wird sie berührt, ist die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich. Wird sie verletzt, ist die Maßnahme immer unzulässig – selbst dann, wenn ein Betriebsrat zustimmen würde.

Wie werten die Gerichte?

Gerichte prüfen solche Fälle regelmäßig anhand einer Interessenabwägung zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinteressen. Zusätzlich wird bewertet, ob die Maßnahme geeignet, erforderlich und das gelindeste Mittel ist, um den angestrebten Zweck zu erreichen. Genau an diesem Punkt wird oft übersehen, dass sich diese Anforderung nicht nur an das Unternehmen richtet, sondern auch an das eingesetzte Softwaresystem.

Denn das gelindeste Mittel zur Zweckerreichung muss technisch überhaupt umsetzbar sein. Ein System, das keine Differenzierung erlaubt, zwingt das Unternehmen unter Umständen zu einer überschießenden Maßnahme – und macht diese damit rechtlich unzulässig. Technische Einschränkungen oder Konzeptionsfehler eines Anbieters sind keine Rechtfertigung.

Ein Testkunde hat uns genau das geschildert: Bei einem Mitbewerber kann das Live-Tracking nicht deaktiviert werden, selbst wenn nur ein Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke benötigt wird. Das Ergebnis ist eine dauerhafte Ortung, obwohl sie für den Zweck nicht erforderlich ist. Rechtlich ist das höchst problematisch, weil nicht das gelindeste Mittel eingesetzt wird, sondern schlicht ein technisch überschießendes.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung

Ein Beispiel macht das greifbar. Arbeiten Außendienstmitarbeiter allein in Weinkellern, in denen gefährliche Gase auftreten können, kann ein Handy-Live-Tracking gerechtfertigt sein. Der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht und muss wissen, ob der Mitarbeiter den Keller rechtzeitig wieder verlässt. Hier überwiegt das Schutzinteresse.

Anders bei Installateur- oder Serviceteams, die für Notfälle disponiert werden. In diesem Fall kann ein Fahrzeug-Live-Tracking zulässig sein, um schnell das nächstgelegene Team zu entsenden. Ein permanentes Handy-Live-Tracking wäre hier meist überschießend, weil kaum sachlich begründbar ist, warum Mitarbeiter jederzeit persönlich geortet werden müssen. Es reicht zu wissen, bei welchen Kunden die Mitarbeiter sind aber nicht exakt, wo beim Kunden.

Noch einmal anders stellt sich die Situation bei Außendienstmitarbeitern im Vertrieb dar. Eine Live-Ortung ist hier regelmäßig kaum zu rechtfertigen. Ein Fahrtenbuch kann unter bestimmten Voraussetzungen hingegen das gelindeste und damit zulässige Mittel sein – vorausgesetzt, das System erlaubt diese Einschränkung auch technisch.

Zusammenfassung:

Diese Beispiele zeigen, worum es tatsächlich geht: nicht um einzelne Rechtsnormen, sondern um deren Zusammenspiel. Wer Software einsetzt, die Mitarbeiterdaten erfasst oder Kontrolle ermöglicht, muss dieses Zusammenspiel auch technisch abbilden können. Andernfalls entstehen rechtliche Risiken, die nicht notwendig wären.

 

Rechtlicher Hinweis

Dieser Post wurde von unserem Geschäftsführer – MMag. Robert Tarbuk – erstellt, der ein abgeschlossenes Jus-Studium hat. Der Post stellt eine allgemeine Darstellung der österreichischen Rechtsprechung dar und soll bei der Orientierung helfen. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für konkrete Fragen zu Ihrer persönlichen Situation empfehlen wir, einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zu konsultieren.